Nota Fiscal Eletrônica (NF-e e NFS-e) no Brasil: Emissão, DANFE e Obrigações
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é o documento fiscal obrigatório para circulação de mercadorias no Brasil, substituindo a nota fiscal em papel desde 2010. Para prestação de serviços, existe a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), emitida pelos municípios. Ambos os documentos têm validade jurídica igual à nota física e são obrigatórios para a maioria das empresas [SEFAZ].
Tipos de documentos fiscais eletrônicos
A NF-e (modelo 55) é o documento padrão para venda de mercadorias. A NFC-e (modelo 65) é usada no varejo para venda a consumidor final, substituindo o cupom fiscal. A NFS-e é municipal e regida pela legislação de cada cidade (não há modelo federal único). O CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) é para serviços de transporte. O MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais) é para transportadoras que acompanham cargas. Cada tipo de documento tem CFOP e tributação específicos [SEFAZ].
Chave de acesso e DANFE
Toda NF-e tem uma chave de acesso de 44 dígitos que identifica unicamente o documento. Ela é composta por: cUF (2 dígitos, código do estado) + AAMM (ano e mês de emissão) + CNPJ do emitente (14 dígitos) + modelo (2) + série (3) + número da nota (9) + tpEmis (1) + cNF (8) + cDV (1) [SEFAZ]. O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é a representação impressa da NF-e e deve acompanhar a mercadoria em trânsito. O DANFE não é a nota fiscal em si — é apenas um documento auxiliar que contém o código de barras com a chave de acesso.
Processo de emissão da NF-e
Para emitir uma NF-e, a empresa deve: ter certificado digital e-CNPJ (A1 ou A3); usar um software emissor autorizado pela SEFAZ ou o emissor gratuito do Portal Nacional da NF-e; preencher os dados do emitente, destinatário, produtos (com NCM, CFOP, tributação de ICMS, IPI, PIS/COFINS); transmitir para a SEFAZ estadual via webservice; aguardar o retorno com autorização (Protocolo de Autorização). A autorização é imediata em modo online. Em contingência, pode emitir offline e regularizar em até 168 horas [SEFAZ].
Cancelamento de NF-e
A NF-e pode ser cancelada em até 24 horas após a autorização, desde que a mercadoria não tenha circulado [SEFAZ]. Após esse prazo, o cancelamento exige concordância prévia do fisco estadual via processo administrativo. Para notas emitidas há mais de 24 horas em que ocorreu um erro, a solução é emitir uma NF-e de devolução (com CFOP 1.201 ou 2.201 para devoluções de compra, ou 5.201 para devoluções de venda). O cancelamento fora do prazo sem justificativa válida pode gerar autuação fiscal [SEFAZ].
NFS-e: nota fiscal de serviços municipal
A NFS-e é regulada por cada município. Em São Paulo, a emissão é pelo portal NF-e Paulistana. No Rio de Janeiro, pelo sistema de NFS-e da prefeitura. Empresas optantes pelo Simples Nacional que prestam serviços emitem NFS-e diretamente nos portais municipais. A NFS-e está sujeita ao ISS (Imposto Sobre Serviços), que varia de 2% a 5% [Lei Complementar 116/2003, art. 8°]. Tome atenção ao município do prestador versus o município do tomador: em alguns casos o ISS é recolhido no município do tomador, com retenção na fonte [Lei Complementar 116/2003, art. 3°].
Obrigações acessórias relacionadas à NF-e
A empresa emitente deve guardar o XML da NF-e por 5 anos [SEFAZ]. As NF-e emitidas e recebidas devem ser registradas na EFD-ICMS/IPI (escrituração fiscal do ICMS e IPI), que é parte do SPED Fiscal. Empresas do regime do Lucro Real e Presumido também registram na EFD-Contribuições (PIS/COFINS). Toda NF-e recebida de fornecedores deve ser verificada no Portal Nacional da NF-e pela chave de acesso, confirmando a autorização pela SEFAZ antes do ingresso da mercadoria no estoque.
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O agente de Finanças e Impostos da OficioIA orienta sobre qual tipo de documento fiscal usar em cada operação, quais CFOP e tributações de ICMS/IPI/PIS/COFINS aplicar, como tratar cancelamentos e devoluções, e quais informações devem constar no XML da NF-e para evitar autuações fiscais.
Consultar dúvidas sobre NF-e com IAPreguntas frecuentes
MEI precisa emitir NF-e?
O MEI não é obrigado a emitir NF-e para vendas a consumidor final. Para vendas a outras empresas (pessoas jurídicas), o MEI pode emitir NF-e se o município exigir, ou usar a nota avulsa eletrônica emitida pela SEFAZ estadual. O MEI prestador de serviços emite NFS-e pelo portal municipal quando solicitado por clientes empresariais [SEFAZ].
O que é modo de contingência na NF-e?
Quando o webservice da SEFAZ está indisponível, a empresa pode emitir NF-e em contingência: EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência) — transmitido para a SEFAZ Virtual de Contingência — ou FS-DA (Formulário de Segurança para Documento Auxiliar) impresso em papel especial. Em até 168 horas após o restabelecimento do sistema, a NF-e deve ser transmitida para autorização regular [SEFAZ].
Como corrigir um erro na NF-e depois de emitida?
Para erros que não alterem valor, destinatário ou CFOP, pode-se usar a Carta de Correção Eletrônica (CC-e), que é um evento vinculado à NF-e original [SEFAZ]. Para erros que alterem o valor ou o destinatário, é necessário cancelar (se dentro de 24h) ou emitir NF-e complementar (para adicionar valor) ou NF-e de devolução e reemissão correta.
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