CFDI de Nómina en México: Complemento 1.2, Timbrado y Errores Frecuentes
El CFDI de nómina es el comprobante fiscal que el empleador debe emitir a cada trabajador por cada período de pago (quincenal, semanal, mensual) [SAT, Guía de llenado del complemento de nómina]. Es obligatorio para todos los patrones y es el soporte que permite al empleador deducir los sueldos y salarios en el ISR. La versión vigente del complemento es la 1.2 y el CFDI debe timbrarse con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) antes de entregarse al trabajador.
Estructura del CFDI de nómina: elementos principales
El CFDI de nómina tiene dos partes: el CFDI general (versión 4.0, con datos del emisor, receptor, tipo de comprobante 'N' = nómina) y el Complemento de Nómina versión 1.2 [SAT]. El complemento incluye: TipoNomina (ordinaria 'O' o extraordinaria 'E'); FechaPago; FechaInicialPago y FechaFinalPago del período; NumDiasPagados; TotalPercepciones; TotalDeducciones; TotalOtrosPagos; nodo Emisor (datos fiscales del patrón); nodo Receptor (datos fiscales del trabajador, incluyendo CURP, tipo de contrato, régimen sindical, riesgo de trabajo, periodicidad de pago, banco, cuenta bancaria); nodos de Percepciones (con código y tipo de cada percepción) y Deducciones (con código de cada deducción) [SAT].
Percepciones: sueldos, horas extra y pagos gravados vs exentos
Cada percepción en el CFDI de nómina tiene un código del catálogo SAT y debe desglosarse en monto gravado e importe exento [SAT]. Las percepciones más comunes y sus códigos: 001 Sueldos y Salarios (gravado al 100%); 002 Gratificación Anual (13° o aguinaldo — los primeros 30 días de SMG anuales son exentos, el exceso gravado) [SAT]; 003 Participación de Utilidades (PTU — los primeros 15 días de SMG anuales son exentos); 004 Reembolso de Gastos Médicos (exento con tope); 005 Fondo de Ahorro (exento hasta 13% del SB); 009 Prima de Antigüedad e Indemnizaciones (según montos exentos del art. 93 LISR); 023 Horas Extras (primeras 9 semanales ocasionales exentas, el resto gravado) [SAT].
Deducciones obligatorias y sus códigos SAT
Las deducciones que deben incluirse en el CFDI de nómina son [SAT]: 001 Seguridad Social (cuota obrera IMSS); 002 ISR (retención del impuesto calculado); 003 Aportaciones al INFONAVIT (cuota obrera INFONAVIT, si aplica); 004 Otras deducciones; 005 Fondo de Ahorro; 006 Descuento por Incapacidad; 019 Cuotas Sindicales; 020 Pensión Alimenticia (con orden judicial). El ISR retenido debe coincidir exactamente con el ISR calculado en la nómina. Las deducciones voluntarias (créditos FONACOT, caja de ahorro) también se incluyen con su código correspondiente. Cada deducción tiene un código de catálogo que el SAT usa para cruzar información [SAT].
Timbrado con PAC y plazos de emisión
El CFDI de nómina debe timbrarse (sellarse) con un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) antes de su entrega al trabajador [SAT, art. 29 CFF]. El timbrado puede hacerse el mismo día de pago o en los días siguientes, pero el SAT ha emitido criterios de que el CFDI debe timbrase a más tardar el último día del mes en el que se realizó el pago de nómina. Después de timbrar, el CFDI es inmutable: el UUID (folio fiscal) es único y permanente. El SAT tiene el registro de todos los CFDI de nómina timbrados; si el empleador tiene diferencias entre los CFDI de nómina y los pagos declarados en el SIPARE o el F.931 (IMSS), el SAT puede emitir una carta invitación.
Corrección de errores en el CFDI de nómina
Un CFDI de nómina ya timbrado no puede modificarse. Para corregir un error (monto equivocado, concepto incorrecto, CURP del trabajador erróneo), el proceso es: cancelar el CFDI original dentro de los plazos del SAT; emitir un nuevo CFDI correcto [SAT]. La cancelación de CFDI de nómina en el mismo mes no requiere aceptación del receptor (trabajador) [SAT]. Si la cancelación ocurre en un mes posterior, pueden aplicarse restricciones. Errores comunes: no separar el monto exento del gravado en percepciones; omitir la retención del ISR; código de percepción incorrecto (ej: usar código de sueldo para PTU); no incluir la CURP del trabajador.
CFDI de nómina y deducibilidad del ISR
Para que el empleador pueda deducir los sueldos, salarios y prestaciones pagados a sus trabajadores en el ISR, es requisito que el pago esté soportado con el CFDI de nómina timbrado [LISR, art. 27, fracc. V] [SAT]. Si el CFDI de nómina tiene errores, está mal timbrado o se timbró fuera de los plazos, el SAT puede rechazar la deducibilidad de ese gasto. Esto puede resultar en un ajuste significativo al ISR del ejercicio. Por eso, la revisión mensual de la correcta emisión de CFDI de nómina es tan importante como el pago mismo de los sueldos.
Cómo te ayuda OficioIA
El agente de Finanzas e Impuestos de OficioIA revisa si los CFDI de nómina tienen correctamente separados los montos gravados y exentos de cada percepción, verifica que los códigos SAT del catálogo sean correctos, calcula el ISR que debe retenerse y verifica que coincida con lo declarado en el CFDI, y orienta sobre cómo cancelar y reemitir un CFDI de nómina con error.
Revisar la correcta emisión de mis CFDI de nóminaPreguntas frecuentes
¿El CFDI de nómina es obligatorio para trabajadores con salario mínimo?
Sí. La obligación de emitir CFDI de nómina aplica a todos los empleadores, independientemente del nivel salarial de los trabajadores [SAT]. Todos los trabajadores subordinados en relación de dependencia deben recibir su CFDI de nómina por cada período de pago. La única excepción práctica son los trabajadores del hogar (empleadas domésticas) cuando el patrón es una persona física que emplea a un solo trabajador del hogar con menos de 2 salarios mínimos, según criterios que el SAT ha flexibilizado [SAT].
¿Cómo puede el trabajador verificar su CFDI de nómina?
El trabajador puede consultar sus CFDI de nómina en el portal del SAT ingresando con su RFC y contraseña o con FIEL/e.firma, en la sección 'Mis CFDI' o en el visor de nómina [SAT]. El SAT también consolida los CFDI de nómina del año en la declaración anual prellenada del trabajador. Si hay diferencias entre lo que el empleador reporta en el CFDI y lo que pagó efectivamente, el trabajador puede denunciarlo ante el SAT. Los trabajadores deben revisar que su CURP y RFC aparezcan correctos en todos sus CFDI de nómina.
¿Qué es el TipoNomina 'E' (extraordinaria) y cuándo se usa?
El CFDI de nómina 'E' (extraordinaria) se usa para pagos que no son parte del período de pago regular: finiquito, liquidación, gratificación no periódica, aguinaldo (si se paga en un período distinto al ordinario de nómina), PTU, préstamos o vales especiales [SAT]. La nómina 'O' (ordinaria) es para los pagos regulares del período. La mayoría de los softwares de nómina generan automáticamente el tipo correcto. El tipo de nómina afecta cómo el SAT clasifica el pago en el resumen anual de ingresos del trabajador.
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